Incassokosten: welke kosten moet je niet betalen?

Onder incassokosten worden een heleboel kostenposten opgevoerd. Welke kosten dien je wel te betalen en welke kosten zijn onredelijk?

Incassokosten mogen in rekening worden gebracht zolang het gaat om kosten die een schuldeiser of incassobureau redelijkerwijs moet maken om een geldvordering buitengerechtelijk te innen, nadat de schuldenaar in verzuim is geraakt. Buitengerechtelijk betekent dat er nog geen rechter aan te pas is gekomen.

Verschillende benamingen
Incassobureau’s gebruiken verschillende benamingen voor deze invorderingskosten, doorgaans simpelweg incassokosten genoemd. Andere termen die naast of in plaats van incassokosten worden gebruikt, zijn:
administratiekosten;
bureaukosten;
kantoorkosten;
aanmaankosten;
buitengerechtelijke kosten.

Wees op je hoede als er dergelijke benamingen worden gebruikt, omdat de kosten die hieronder opgevoerd worden, doorgaans onder de kop incassokosten moeten vallen. Het moge duidelijk zijn dat je maar één keer voor invorderingskosten hoeft te betalen.

Andere onredelijke incassokosten
Er zijn situaties waarin direct duidelijk is dat de poging om te incasseren, waardoor incassokosten gemaakt worden, op zich al niet redelijk is. Een aantal voorbeelden uit de praktijk:

Het is direct al duidelijk dat de schuldenaar niet wil betalen, bv. omdat hij het oneens is met de vordering. Het sturen van aanmaningen is dan zinloos, omdat de schuldeiser direct tot dagvaarding had kunnen overgaan.

De schuldeiser stort teveel ontvangen premie terug, terwijl hij tegelijkertijd nog premie te innen heeft. Bijkomende incassokosten konden voorkomen worden als de schuldeiser was overgegaan tot verrekening.

De vordering had meegenomen kunnen worden in een eerdere procedure (samenvoegen) waardoor incassokosten voorkomen konden worden.

Redelijke incassokosten
Als er naast de hoofdvordering alleen incassokosten opgevoerd worden, dan is dat een indicatie dat de kosten zelf redelijk zijn. Over de hoogte ervan is dan natuurlijk nog niets gezegd. Kosten voor een betalingsregeling en stornokosten mogen wel apart in rekening gebracht worden: dat zijn kosten die gemaakt worden om de vordering te innen.

BTW
Over de incassokosten mag het incassobureau alleen BTW bij de schuldenaar in rekening brengen als de schuldeiser niet BTW-plichtig is. Is de schuldeiser wel BTW-plichtig, dan kan de aan het incassobureau verschuldigde BTW worden verrekend. Banken,
onderwijsinstellingen, verzekeringsmaatschappijen en medische beroepen zijn niet BTW-plichtig.

Schuldeisers zoals waterbedrijven kunnen de BTW eveneens verrekenen. Het incassobureau mag dan geen BTW over de incassokosten bij de schuldenaar in rekening brengen.